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TecnologíaCambiar file server por SharePoint OneDrive y Teams

Cambiar file server por SharePoint OneDrive y Teams

Es momento de cambiar file server por SharePoint y disfrutar todos los beneficios de las herramientas en la nube que Microsoft te ofrece.

Si eres un administrador de TI o simplemente quieres aprovechar al máximo tus licencias de Microsoft que ya pagas, te comparto los pasos para que puegas lograrlo.

El problema de tu servidor de archivos que tienen en tu sitio es el siguiente:

Depende de TI!

  • Tienes que hacerte cargo que este siempre funcionando.
  • Tienes que mantenerlo actualizado.
  • Requieres una VPN para usuarios remotos.
  • Tú tienes que hacer los respaldos! Y luego hacer un respaldo de ese respaldo para que tu jefe este tranquilo.

Y además usar Dropbox o x app para compartir archivos con personas externas a tu empresa.

Todo lo anterior lo puedes hacer fácilmente con SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams.

Asi que preparate para cambiar file server por SharePoint.

AVISO: Decidir hacer este cambio, es cambiar paradigmas y adoptar nuevas formas de trabajo.

POR FAVOR POR FAVOR, aprovecha esta oportunidad para inculcar la cultura con tus colaboradores, de tener una buena administración de sus archivos.

Porque adivina qué?

SI TIENES UN DESORDEN CON TU SERVIDORES DE ARCHIVOS LOCAL, TAMBIEN VAS A TENER UN DESORDEN CON SHAREPOINT Y CUALQUIER OTRA HERRAMIENTAS QUE TE IMAGNES…

Como cambiar File Server por SharePoint

Asi que… Aprovecha el cambio!

Para darle estructura a tu nuevo “servidor de archivos en la nube” tenemos dos opciones:

Opción 1:

Si eres una empresa pequeña puedes considerar tener un solo sitio y dentro de ese sitio crear la estructura de los diferentes departamentos.

Como estas:

cambiar file server por sharepoint

Tendríamos

  • Finanzas
  • Recursos Humanos
  • Operaciones
  • Ventas

Opción 2:

Si eres una empresa que ya tiene bien estructurados sus departamentos yo te recomiendo que generes un sitio para cada departamento, para este Ejercicios haremos lo siguiente.

1 sitio para Finanzas

1 sitio para Recursos Humanos

1 sitio para Operaciones

1 sitio para Ventas

1 sitio para Directivos.

Cada uno de estos sitios te dará la posibilidad de configurar una “intranet” colaborativo para sacarle el mayor provecho a SharePoint.

Una de las ventajas de hacerlo de esta manera es que vamos a configurar un sitio de Microsoft Teams para cada equipo, para que los usuarios también tengan accesso a sus archivos dentro de la herramienta de Teams.

Como usar Microsoft OneDrive

Aqui empiezan los pasos para cambiar file server por SharePoint.

Para iniciar con la creación de la estructura vamos primero a office.com, ingresa tus credenciales.

office.com

En la barra lateral izquierda encortaras el acceso directo a SharePoint, damos click.

En la siguiente pantalla es donde tienes todos los sitios de SharePoint a los que tienes accesso.

Dashboard de SharePoint

Ubicamos el botón de Crear Sitio y damos click.

El objetivo del ejercicio es Crear un Sitio de Grupo que para nosotros sera cada uno de los Departamentos de la Empresa.

Damos click en Sitio de grupo.

Tras bambalinas se creará un grupo de Microsoft 365 que nos servirá como lista de distribución interna para enviar emails.

Vamos a iniciar con el sitio de SharePoint de Finanzas.

En descripción ponemos Departamento de Finanzas de la empresa.

Damos click en Siguiente

Para este ejercicio voy a agregar a miembros al departamento de Finanzas.

Damos click en finalizar.

Y te mostrara el sitio principal de Finanzas.

Del lado izquierdo vemos el link de Documentos das click y te mostrara donde se guardan los documentos del departamento de Finanzas.

Mi recomendación es que no te pongas a crear carpetas como en tu server tradicional, por favor no lo hagas, en cambio de eso, utiliza los canales de teams para crear un subgrupo de carpetas y ahi almacenar la información.

La idea de iniciar con la transformación digital de tu empresa, es hacer esos cambios de paradigmas y abrazar las nuevas formas de administrar los activos de la empresa.

Entonces sobre aviso NO TE PONGAS A CREAR SUB CARPETAS A LO LOCO

Como ya tenemos nuestro sitio de SharePoint creado, ahora vamos a ligar a un  Team de Microsoft Teams.

Abrimos la app de Microsoft Teams y damos click en Teams y luego en Join or Create Team.

Seleccionamos From a Group or Team y aquí nos va a mostrar los grupos que tenemos disponibles sobre los cuales podemos crear un Teams, seleccionamos Finanzas, y damos click en Crear.

Aqui en nuestro Teams, vamos a encontrar los Canales, y también una pestaña que se llama archivos.

Damos click en archivos vamos a crear un archivo de prueba, le ponemos un nombre,  lo guardamos y cerramos.

Volvemos a nuestro SharePoint y en documentos en el canal de General, vamos a encontrar el archivo que creamos en Microsoft Teams.

Si nosotros lo borramos aquí Teams, también se borra en nuestros documentos de SharePoint. (esto se debe a que es el mismo archivo que estamos viendo)

Ahora vamos a crear los Canales, para crear una segunda estructura de archivos.

Por ejemplo, en Finanzas sabemos que los años son muy importantes para las declaraciones fiscales y todos estos temas, entonces vamos a crear un canal que se llame 2022.

Damos click en los tres puntitos en nuestro Team, luego Agregar Canal, y ponemos un nombre, para este ejercicio sera 2022.

Una vez que se agrega el canal, lo podemos utilizar para publicar cosas referente a este canal y también se crea un apartado de FILES (archivos), entramos y vemos que podemos crear archivos.

Vamos a crear este archivo de excel que se llama, estados financieros 2022

Guardamos y cerramos.

Ahora vamos a nuestro sitio de SharePoint de Finanzas… Y en documentos vemos que tenemos una carpeta llamada 2022 que esta sincronizada con nuestro canal de Teams.

Y de entro de esa carpeta tenemos el archivo que acabamos de crear en Teams.

Ya estamos listos para cambiar file server por SharePoint.

Ahora vamos a crear los Sitios de SharePoint de los otros departamentos, otros departamentos.

Después de crear los Sitio de SharePoint y crear los canales de Teams para cada Sitio tendras este resultado:

Con este ejercicio que acabamos de hacer estas listo para cambiar file server por SharePoint.

Ahora vamos a hacer el último paso para cambiar file server por SharePoint.

Vamos a sincronizar tus sitios de SharePoint con tu Explorador de archivos de Windows.

Vamos al sitio de SharePoint que quieras sincronizar y entramos a Documentos.

En la barra de opciones vamos a ver un botón que dice Sincronizar.

Damos click en Sincronizar y te saldrá un aviso que OneDrive quiere sincronizar la carpeta con tu dispositivo actual, damos click en Abrir

Y te mostrara el siguiente aviso cuando esté listo.

Ahora vamos a nuestro explorador de archivos en Windows y PUM si hiso la magia.

Como puedes ver en la imagen, me aparece en mi explorador de archivos como si fuera una “Unidad de Red” y podemos ver mi sitio de SharePoint y dentro de ellos estará sincronizados la carpeta de cada canal de Teams.

De esta manera podremos trabajar nuestros archivos de “manera local” y al mismo tiempo se estarán sincronizado con nuestros archivos de SharePoint.

Ya no esperes más y cambia file server por SharePoint y aprovecha todos los beneficios de tenerlo en la nube de Microsoft, sin pagar licenciamiento adicional.

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